Usare Gmail con efficacia

Molte le novità introdotte dall’annuncio del refactoring completo del codice di Gmail, novità che vengono introdotte gradualmente e senza “disturbare” l’uso normale ed intensivo che facciamo della nostra casella di posta. Io personalmente da più di un anno a questa parte ho smesso di usare completamente client di posta offline, gestisco tutti i miei indirizzi di posta da web e mi ritengo pienamente soddisfatto. Ovviamente in locale ho sempre una copia di backup di tutta la posta, non vorrei avere brutte sorprese visto e considerato che Gmail è perennemente in beta, ed i casi in cui ci sono stati malfunzionamenti e conseguente perdita dell’account con tutto il contenuto sono stati abbastanza frequenti. Consiglio quindi anche a voi, se usate solamente gmail di prendere in considerazione la possibilità di tenere aggiornato un database locale con la vostra posta.

Detto questo, vorrei soffermarmi su cinque novità appena introdotte in Gmail, e ampiamente pubblicizzate nel blog ufficiale di Gmail, che hanno notevolmente aumentato la user-experience e la facilità d’uso.

“Archive and Next” – Archivia e passa avanti

Si tratta di una nuova e comodissima scorciatoia da tastiera, chi usa quotidianamente gmail di sicuro ne farà uso, permette di scorrere le mail senza tornare ad ogni lettura nella Inbox, archiviare la mail e leggere la prossima.

Dovete però attivare le scorciatoie da tastiera, andando nelle impostazioni dell’account e cliccare su Settings o Impostazioni (a seconda della lingua impostata, nel mio caso in Inglese) e abilitare l’impostazione come da immagine

Una volta attivate possiamo scorrere le email semplicemente tenendo premendo la combinazione CTRL+[ per archiviare a passare avanti. Ripeto, per chi usa intensamente la gmail in versione Web questa funziona è una manna dal cielo, e fa CTRL+] possiamo tornare indietro nella cronologia messaggi.

Permalink nelle ricerche

Di questo ne ha parlato molto bene Davide, e spiega attraverso casi reali come questa nuova funzione risulta utile e puo essere utilizzata.

Capita molto spesso di inviare una mail, importante, e non avere riscontro della sua ricezione, magari di un appuntamento. Potremmo quindi passare al nostro contatto un URL di ricerca di questo tipo :

http://mail.google.com/mail/#search/appuntamento+mainardi

Che andrà a fare una ricerca direttamente nel suo archivio di posta. Non ci sono problemi di privacy et similia, tutte le URL passate in questo modo andranno ovviamente ad agire nel account di posta di chi aprirà il suddetto link.

Allo stesso modo possiamo andare a fare ricerche in specifiche etichette, ad esempio possiamo vedere tutte le notifiche di un determinato servizio immettendo questo URL :

http://mail.google.com/mail/#label/Forum_ILDN

A me personalmente questa funzione sta diventando molto utile per avere accesso diretto a porzioni di posta di cui ho bisogno in un determinato momento, come ad esempio tutte le notifiche che mi arrivano dai Forum che gestisco.

Anche questa, una vera piccola rivoluzione.

Cronologia di navigazione

Quante volte vi è capitato istintivamente di premere il tasto Back del browser all’interno di Gmail per tornare indietro (chessò alla Home), per poi inveire al lentissimo reload completo della INBOX? A me personalmente è capitato spessissimo.

Ora è stata introdotta, finalmente dico io, la possibilità di usare la cronologia del Browser per navigare nelle varie “Views” di Gmail, dall’immagine si capisce cosa voglio dire :

Non è una rivoluzione, ma anche questa feature è molto interessante e sono poche le webapp che funzionano così egregiamente con la history dei browser.

Email Bookmark

A me capita molto spesso di dover salvare specifiche mail per un determinato lasso di tempo, un numero di telefono, un indirizzo o cose di questo genere. Di solito le mail importanti le classifico come star, e tento di tenerle in cima alla lista per non perderle di vista.

Ora è stata introdotta la possibilità, visti gli indirizzi univoci per ogni singola parte di Gmail, di salvare nei Preferiti una singola email o un qualsiasi file allegato e poterla avere quindi sempre a portata di click finchè ne abbiamo bisogno.

Filtra messaggi come questo

Usare filtri ed etichette è una buona regola per gestire efficacemente la posta, ovviamente questo vale se abbiamo una quantità di mail tale da giustificare l’organizzazione per filtri.

Io ad esempio ne faccio largo uso, e mi capita spesso di creare filtri quando ricevo un tot di email da un determinato indirizzo, ad esempio un cliente. L’operazione per creare filtri è stata semplificata, e possiamo farlo direttamente attraverso il menù a discesa di ogni singola email.

Concludendo…

Spero che questi piccoli tips&tricks possano esservi utili per utilizzare al meglio Gmail, che ritengo personalmente una delle miglori applicazioni web in circolazione, tra l’altro integrata perfettamente con il resto dell’ecosistema di applicazioni marchiate Google, una su tutte Docs, su cui mi piacerebbe fare un approfondimento nei prossimi post.

Non sono feature rivoluzionarie, è vero, ma fanno risparmiare tempo e colmano il gap che ancora oggi esiste con le classiche applicazioni Desktop (offiline), rendendo sempre più naturale l’approccio ad un applicazione totalmente web. Considerando il fatto che nel futuro prossimo faremo largo uso di questi servizi.

Se utilizzi Gmail e ti va di segnalarmi l’uso che ne fai, l’area commenti è a tua disposizione.

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